Учёт проживающих (АРМ)

16 ноября 2015

Учёт проживающих в общежитии

logo-uchet-progivПрограмма предназначена для ведения учёта и работы с базой проживающих в общежитии на не общей основе, то есть проживающих короткое время на условиях посуточной оплаты проживания.

Программа «Автоматизированное рабочее место заведующего общежитием» призвана ускорить и упросить труд заведующего общежития по учёту платных проживающих в жилищном фонде общежития. Программа накапливает данные вводимые пользователем и автоматически генерирует удобочитаемое представление, а также генерирует сложные формы для печати. Результаты работы программы не хранятся локально, программа сохраняет только данные введённые пользователем и работает с ними непосредственно в момент запроса. Такой подход позволяет сэкономить место для хранения результатов, а также предоставлять всегда актуальную информацию во время выполнения запроса.

Основной функцией программы является накопление и работа с информацией. Программа рассчитана на пользователя с минимальными знаниями компьютера и не требует специального обучения. В сложных моментах программы реализованы предупреждения и подсказки оператору, которые помогут избежать нелепых ошибок не заполнения полей и ввода некорректной информации.

При запуске программы происходит процесс обращения к базе, который актуализирует информацию о текущей занятости комнаты и автоматически высвобождает место в жилищном фонде, если постоялец сегодня не должен присутствовать в комнате, а в базе он ещё числится за некой комнатой. Процесс происходит практически моментально и конечному пользователю практически незаметен. Несмотря на простоту и скорость процесса, он является одним из важнейших процессов актуализации информации в базе. Процесс происходит так быстро, что пользователям редко удаётся увидеть окно с процессом. Чтобы пользователь был уверен в том, что процесс прошёл и ошибок не выявлено, окно было заморожено на 0,5 секунды. При возникновении неполадок или обнаружения внешнего вмешательства в базу данных, из-за которых зависимости стали некорректные и данные повреждены – будет выдано предупреждение с просьбой обратиться к программисту. При обращении к программисту, данные можно восстановить в виду особенностей строения БД на платформе MS Access. Программа операцию актуализации свободных мест обрабатывает моментально даже с большими объёмами данных. Действие было проверено в работе с более чем пятьюстами записями, так как программа используется в работе заведующего общежития (рисунок 1).

1

Рисунок 1 – Окно сверки данных при запуске

Главное окно программы представляет собой основное меню для доступа к типичным задачам в работе заведующего общежития по учёту заселившихся на платной основе, которые отражены в моей программе для дипломного проекта. Интерфейс главного окна сделан максимально интуитивно понятным и апробирован на конечном пользователе. Разработка интерфейса велась с учётом запросов конечного пользователя, который вносил рекомендации в внешний и функциональный вид конечного программного продукта (рисунок 2).

2

Рисунок 2 – Главное окно программы

Окно «Список записей о проживании» представляет собой список записей о факте проживания в общежитии, которые формируются в результате оформления факта проживания в общежитии. Записи в окне отображают полную и актуальную информацию о всех фактах проживания. В окне данные сортируются в обратном порядке по порядковому номеру, так как интуитивно понятнее видеть последнюю информацию сразу, а не проматывать всю таблицу записей. В окне реализован поиск по наиболее актуальным для поиска данным: «ФИО», «№ приказа», «Проживает до». Поиск по полю «Проживает до» позволяет отобразить выселившихся людей в определённую дату. Для работы с датами организован выбор дат в календаре или ввод их вручную (рисунок 3).

3

Рисунок 3 – Поиск с помощью календаря

Окно «Список записей о проживании» также поддерживает функцию поиска в режиме реального времени. При нажатии на поисковую строку, стирается предыдущий запрос. В окне организован быстрый доступ к добавлению, удалению и изменению данных. При двойном нажатии по записи открывается окно редактирования данных, которое предоставляет возможность изменить некоторые данные. Блокировка данных связана с ограничением на изменения ввиду предотвращения ввода ошибочных данных пользователем. При закрытии окна без сохранений – будет выдано предупреждение с предложением сохранить изменения (рисунок 4).

4

Рисунок 4 – Окно редактирования/просмотра фактов проживания

Добавление нового факта проживания можно осуществить с помощью кнопки на главной форме или кнопки на форме просмотра списка проживающих (рисунок 5).

5

Рисунок 5 – Форма добавления проживающего

Для добавления предлагается выбрать постояльца из справочника «Список лиц», при необходимости можно создать нового постояльца, если ранее он не проживал. Пользователь получит предупреждение если он не выбрал постояльца, соответственно выбрать комнату нельзя и добавить все данные не представляется возможным (рисунок 6).

6

Рисунок 6 – Предупреждении об отсутствии выбора постояльца

Очень важным является выбор постояльца, так как без этого не будет открыт доступ к выбору комнаты. Список комнат для проживания отображает комнаты, в которые разрешено заселение и не живут лица противоположного пола (рисунок 7).

7

Рисунок 7 – Выбор комнат для заселения доступных постояльцу

При не заполнении обязательных полей формы добавления факта проживания, будет выведено сообщение с предупреждением. Количество суток высчитывается в режиме реального времени при изменении дат в периоде проживания. При выборе постояльца и комнаты, данные автоматически переносятся на форму добавления (рисунок 8).

8

Рисунок 8 – Автоматическое заполнение полей

При успешном добавлении будет выведено соответствующее сообщение (рисунок 9).

9

Рисунок 9 – Успешное добавление

Окно «Список лиц» отображается из окна добавления факта проживания и главного меню (рисунок 10).

10

Рисунок 10 – Успешное добавление

В окне «Список лиц» в алфавитном порядке отображается общий список клиентов, которые когда-либо проживали в общежитии. По справочнику организован поиск в режиме реального времени по ФИО. Ненужные записи можно удалить с помощью соответствующей клавиши. Если добавляемый клиент ещё не проживал в общежитии, то его можно добавить с помощью кнопки «Создать нового» (рисунок 11).

11

Рисунок 11 – Добавление клиента в справочник

После добавления будет выдано сообщение об успешном выполнении добавления, а если пользователь пропустил поле для заполнения или не выбрал пол, то будет выведено сообщение с подсказкой (рисунок 12).

12

Рисунок 12 – Сообщение об ошибке

Окно «Выбор данных о цели приезда» показывает справочник для выбора цели приезда. Окно имеет поиск по наименованию цели приезда и работает в режиме реального времени. Каждая цель имеет три поля: «Мужской род», «Женский род», «Множественное число», но для удобства в таблице отображается только имя в мужском роде. Для работы с данным справочником разрешены функции «Добавления», «Удаления», «Изменения данных» (рисунок 13).

13

Рисунок 13 – Справочник целей приезда

Окно «Добавления нового места» выполняет те же функции предупреждения и информирования пользователя, что и другие формы добавления (рисунок 14).

14

Рисунок 14 – Добавление новой цели в справочник

Окно «Справочник жилищного фонда» отображает актуальную информацию о текущей занятости каждой комнаты в отдельности, а также общую статистику по состоянию жилищного фона на данный момент. Окно имеет возможность «Добавить комнату», «Изменить комнату», «Закрыть к заселению», «Открыть к заселению» (рисунок 15).

15

Рисунок 15 – Справочник жилищного фонда общежития

Правая часть окна «Справочник жилищного фонда» отображает жителей выбранной комнаты слева и срок до которого они проживают (рисунок 16).

16

Рисунок 16 – Информация о проживающих в комнате

Окно «Добавление комнаты» содержит поля для добавления данных, а также принятую систему предупреждений и подсказок, которая используется в аналогичных окнах добавления данных (рисунок 17).

17

Рисунок 17 – Добавление комнаты в справочник

Функции открытия или закрытия – открывает или закрывает выбранную комнату для заселения и выдаёт подтверждающее сообщение об успешном окончании. Закрытая таким образом комната не будет отображаться в списке выбора для добавления факта проживания и будет учтена в общей статистики, как недоступная для проживания. Комнату могут закрывать во время ремонта или временного выбытия из жилищного фонда общежития. Любую комнату можно снова открыть для заселения по инициативе оператора программы или заведующего общежития (рисунок 18).

18

Рисунок 18 – Закрытие комнаты для заселения

Окно «Изменение комнаты» напоминает окно добавления и позволяет просмотреть подробные данные комнаты и внести изменения при необходимости (рисунок 19).

19

Рисунок 19 – Изменения комнаты

Если оператор попытается изменить занятую комнату, то он получит информационное предупреждение. Данное предупреждение призвано уменьшить количество случайных ошибок при выборе соседних комнат (рисунок 20).

20

Рисунок 20 – Предупреждение изменения занятой комнаты

Окно «Печать» пункта меню «Отчёты» содержит три визуально разделённых панели для генерации трёх разных видов отчётов. Первый отчёт генерирует приказ собирая и структурируя информацию по номеру приказа. Отчёт можно сохранить и просмотреть для последующей печати. Значения дат для третьего отчёта и значение месяца и года второго отчёта, формируются благодаря автоматической функции, которая считывает значение даты с компьютера и переносит данные в нужные ячейки. Таким образом пользователю не приходится задумываться о смене даты (рисунок 21).

21

Рисунок 21 – Окно «Печать»

Печать приказа осуществляется в следствии работы множества условий по структурированию, обработки, группировки и подсчёту информации базы данных. Процесс достаточно сложный по количеству свойств и условий, но благодаря оптимизированному и упрощённому коду проходит быстро и не заметно для конечного пользователя. При вводе номера приказа пользователь указывает какой приказ ему сгенерировать, а также выбирает что с ним делать дальше: «Просмотр и печать» или «Сохранить в Word». В зависимости от выбора будет сменена подсказка на кнопке (рисунок 22).

22

Рисунок 22 – Печать приказа

При печати у пользователя спросят дату для оформления её в приказе, а также проверят данные лиц, которые входят в генерируемый приказ. Если у некого клиента будет отсутствовать ФИО в дательном падеже в виду перехода со старой версии программы или чужого вмешательства в базу, то программа уточнит необходимые данные (рисунок 23).

23

Рисунок 23 – Генерация приказа

Если с данными всё в порядке, то программа начнёт структурирование информации из базы данных для генерации отчёта, а если приказ отсутствует, то приказ появится пустым. При генерации отчёта учитывается тариф за комнату, происходит группировка по разделам приказа. Далее, внутри каждого тарифа, группируются записи по количеству суток в порядке убывания. Внутри группы, по количеству суток, записи структурируются исходя из цели приезда. Мною описана поверхностная работа генерации приказа. На деле процесс достаточно сложный, но выполняется в автоматизированном режиме и экономит очень много времени заведующему общежития (рисунки 24,25).

24

Рисунок 24 – Первая часть сгенерированого приказа

25

Рисунок 25 – Вторая часть сгенерированого приказа

Печать бухгалтерской отчётности имеет тот же интерфейс предварительного просмотра, что и печать приказа. Для получения отчётности требуется указать необходимый месяц и год для отчёта. Программа в автоматизированном режиме обработает запрос (рисунок 26).

26

Рисунок 26 – Предпросмотр отчёта для бухгалтерской отчётности

Третий вид отчёта показывает сводную таблицу фактов проживания, которая отображает результаты диапазона дат по полю «Проживает от», которые пользователь указывает перед генерацией отчёта (рисунок 27).

27

Рисунок 27 – Печать сводной таблицы

Для сохранности базы данных предусмотрена функция резервного копирования файла базы данных, которая спросит местоположения для резервной копии и сохранит всю базу данных. После сохранения будет открыта папка куда сохранена копия базы данных (рисунок 28).

28

Рисунок 28 – Кнопка для бэкапа

В окне «О программе и авторе» пользователь может ознакомиться с автором программы и логом разработки программы (рисунок 29).

29

Рисунок 29 – Окно «О программе и авторе»

Программа разрабатывается индивидуально, если в комментариях будет спрос на неё и желание у меня, то я могу сделать некую универсальную версию, которую вы можете использовать у себя.

Последние видео

Салют в Могилёве, 750 лет